En primer lugar, analizar los objetivos.
Si en tu empresa ya tomaron la decisión de operar con un sistema ERP, es porque posiblemente lograron identificar diversas falencias operacionales que los llevaron a ver otras alternativas. Lo que si tienes que saber es que la implementación de este tipo de sistema no resolverá de forma inmediata las necesidades del negocio. Más bien se trata de un proceso el cual podrás notar cambios a medida que utilices la herramienta.
Para comenzar, la empresa debe definir los objetivos que se necesiten satisfacer tras la implementación de este tipo de sistema. Algunos pueden ser mejoras en los procesos o que necesites, que todos los módulos sean integrados o que el sistema pueda ser escalable. Esto te ayudara mucho a tomar buenas decisiones a la hora de escoger un proveedor de soluciones versus otro.
En segundo lugar, busca el proveedor.
Encontrar el partner adecuado es fundamental. Debes escoger uno que además de tener conocimientos nivel experto del sistema, es muy importante que este también maneje las necesidades por industrias y de cómo SAP business One puede cubrirlas.
De esta manera, tendrás la seguridad de que el partner cuenta con la experiencia necesaria para tu compañía y que no es cualquier implementador del mercado.
En este sentido las referencias pueden ser un buen guía. Fíjate en los casos de éxito que tenga el partner, donde podrás ver su experiencia como clientes.
En Visualk no solo somos implementadores de soluciones, sino que también somos desarrolladores de add-ons por industrias, los cuales te podrán ayudar a optimizar procesos por industria.
En tercer lugar, controla el presupuesto.
Para poder controlar el presupuesto, necesitas identificar el precio de SAP Business One. Esto puede ser complejo en algunas ocasiones.
Existen muchos proveedores que te ofrecerán una cifra inicial baja para la implementación. Sin embargo, conforme avance el proyecto, añadirán costos ya sea por tiempo o por consultoría, entre otras cosas.
Te recomendamos aclarar cualquier tipo de duda con los ejecutivos comerciales, para que puedas considerar cualquier acción en tu plan de costos. De esta forma evitaras la sorpresa de que te estén cobrando algo que no fue informado desde un principio.
En cuarto lugar, integrar un equipo en tu empresa.
La implementación requiere un equipo especializado para que se gestionen las relaciones entre tu proveedor y tu empresa. Dicho equipo debe ser seleccionado entre tus áreas para que todas se sientan parte de la implementación de dicho cambio.
Sin embargo, el partner también debe proveer consultores que guíen a tu negocio a través de la implementación. Debes procurar que esto sea parte de la oferta de tu proveedor, ya que muchos sólo realizan la instalación del software, pero no realizan una alineación adecuada con tus procesos.
Lo mejor sería que el equipo de consultores se limite a atender a tu proyecto, puesto que, de otra forma, es posible que no tenga la disponibilidad necesaria para atender tus dudas y necesidades.
En quinto lugar, capacitar al partner sobre tu negocio y que el partner también logre darte las capacitaciones necesarias para que puedas sacar el mayor provecho a SAP business One.
Es de suma importancia que el provedor del sistema pueda comprender a gran escala los procesos y transacciones detrás de tu empresa, de manera que pueda comprender al 100% las necesidades esenciales que se desean cubrir con SAP business One.
Una vez que se haya armonizado ese aspecto, es necesario comenzar un plan de entrenamiento para el equipo. Esto debe incluir las sesiones iniciales y generales, pero también sesiones de actualización y mejora del uso de las características de SAP.
En sexto lugar, migrar los datos.
Si te preguntaran: “¿qué información de tu sistema actual quieres migrar para la implementación de SAP Business One?” Seguramente la respuesta sería: “todo”. Y aunque esto es posible, también es muy probable que requieren más tiempo y presupuesto.
Es necesario ser realistas. Analiza cuáles son los procesos clave de tus operaciones por área y, posteriormente, asigna un volumen aproximado por relevancia. Entre tantos documentos, hay una línea gris que debe guiar tu decisión y que debe considerar los registros y la complejidad de los documentos que incluye.
Sin embargo, otra cuestión importante es la migración de los datos en sí. Verificar que tu proveedor garantice la compatibilidad y lectura correcta de tus documentos en SAP Business One es indispensable. Además, querrás tener un mapeo sencillo de cómo se irán guardando dichos archivos en el nuevo sistema…
Antes de que el proyecto finalice y arranque, deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema antes de comenzar el uso.
En séptimo Lugar, arrancado el proyecto.
No pienses que cuando se inicia las operaciones, quiere decir que acabo todo. Es muy importante que constantemente revises que todo esté dentro de lo esperado, de caso contrario consultar a la brevedad a tu proveedor para darle solución lo antes posible.
Lo otro que es muy importante es que no dejes de brindar capacitaciones constantes a los colaboradores que tengan acceso directo con el sistema con la finalidad de poder hacer más efectivas las operaciones en el sistema SAP Business One.
Encontrar un buen partner estratégico puede ser una gran pérdida de tiempo si no lo haces de la manera correcta. En visualk, uno de nuestros valores principales es atender cada una de las necesidades de nuestros clientes. Puesto que entendemos las necesidades de cada uno de ellos y también queremos ser testigos del crecimiento de cada uno de ellos.
Infórmate más sobre cómo implementar SAP business One en tu empresa dando clic al siguiente enlace: https://bit.ly/34ddHl8
