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Factores de éxito en una Implementación SAP Business One

Para cualquier empresa, tener una buena posición en el mercado es un estado deseable. En el panorama empresarial competitivo actual, las organizaciones deben asegurarse de no solo documentar sus procesos de manera adecuada, sino también de dedicar tiempo y recursos a analizar y mejorar sus procesos.

Las personas a menudo nos preguntan qué pueden hacer para garantizar una implementación de SAP Business One sea exitosa.

Durante los últimos años nos hemos encontrado con todos los obstáculos que puedas imaginar durante una implementación. Entonces, comenzamos a preguntarnos: ¿cómo podemos contrarrestar esos obstáculos? ¿Hay alguna manera de mantener a todos al día y responsables al mismo tiempo que se proporcionan métricas cuantificables para el progreso de un proyecto? La respuesta es sí.

Las implementaciones exitosas de SAP B1 no ocurren por casualidad. Se necesita mucho trabajo de muchas personas dedicadas para poner en marcha un nuevo sistema. Por eso compartiremos algunos de nuestros secretos sobre cómo lograr una implementación exitosa.

Basándonos en más de veinte años de experiencia, hemos identificado cuatro factores críticos de éxito que influyen en el resultado de un proyecto de implementación de un sistema ERP.

1.Tu empresa: no dejar para después lo que puedes empezar hoy

Uno de los errores más comunes que solemos encontrar en los pequeños y medianos negocios con ansias de automatizar sus procesos con ayuda de un ERP es posponer el proyecto una y otra vez por miedo al cambio, por preferir aferrarse a las antiguas prácticas o porque simplemente no hay iniciativa de empezar con tan importante transformación.

Por ello, nuestro primer consejo para tener éxito con la implementación de tu proyecto es comenzarlo de inmediato de la mano de tu proveedor; no sientas miedo, si cuentas con la asesoría adecuada es posible poner en marcha la herramienta y obtener grandes beneficios desde el día uno.

Si aún no estás muy convencido de hacer este cambio analiza con detalle las razones por las que te gustaría implementar un ERP y cómo sus funcionalidades podrían transformar la forma en la que haces negocios. Además, es necesario definir claramente los objetivos que se pretenden lograr a través de la implementación y de qué forma van a ser medidos. Si el objetivo o las métricas del proyecto no son claros, será muy complicado aprovechar al máximo los beneficios del proveedor y del ERP.

2. VisualK Group: Elige un partner especialista

Encontrar el partner ideal es un factor de éxito sumamente importante al momento de implementar SAP Business One, porque no basta con invertir en un sistema de prestigio para tu negocio; la destreza, el conocimiento y la experiencia con tu industria del equipo de consultoría es determinante para aprovechar al máximo las funcionalidades y beneficios del software.

Pide referencias a industrias que hayan tenido éxito anteriormente con el sistema, prepara una lista con distintas opciones de proveedores y contacta a sus clientes actuales para verificar cuáles han sido sus experiencias con ellos, ¿La implementación sigue en pie? ¿El soporte ha sido el esperado? ¿Recomendarían el partner a un negocio similar? ¿Cuál es la metodología que utilizan? ¿El consultor es capaz de entregar resultados tangibles?

Una vez seleccionado el partner encargado de marcar la hoja de ruta de la implementación del software es momento de presentar la solución y el proveedor seleccionado a todo tu equipo, para que conozcan todos los detalles y se sientan parte del proceso.

Apóyate en tu proveedor para planificar una presentación completa y relevante con la cual tus colaboradores logren entender el orden y la estructura del proyecto, conozcan los objetivos y los beneficios de implementar un ERP SAP en tu empresa.

3. Alcance: Haz que todos sean parte del proyecto

Tener el apoyo de tus líderes y colaboradores es importante para tener éxito en la implementación del ERP, sobre todo porque este es un tipo de cambio al que muchos suelen tener miedo, por temor a tener que hacer las cosas de una manera diferente o también, por creer en ese mito de que las tecnologías solo buscan reemplazar el trabajo humano.

Convierte a tus líderes en tus aliados, toma en cuenta su visión desde el campo de acción y así podrás encontrar la manera en la que el sistema sea un gran beneficio para todos. Con el apoyo de tus líderes y tomadores de decisiones, será mucho más sencillo convencer al resto de colaboradores sobre la importancia del proyecto y hacerlos participes de la transformación de la empresa.

Cuando los miembros de una compañía son conscientes de la importancia de la herramienta es posible dejar a un lado la resistencia al cambio, reducir la incertidumbre, generar confianza y tener éxito. Apóyate en recursos y toma el tiempo necesario para compartir los objetivos, propósitos, alcances y expectativas de este importante proyecto.

4. Prepárate para enfrentar el cambio

Las implementaciones de un ERP cambian la forma en que las personas hacen su trabajo y a nadie le gusta el cambio. Es importante contar con el tiempo suficiente para capacitar a las personas en nuevos sistemas y procesos. No permitas que los usuarios finales sientan que han cambiado un dolor de cabeza viejo y torpe por un dolor de cabeza más nuevo y brillante.

Para que la capacitación del usuario final sea exitosa, la capacitación debe comenzar temprano, preferiblemente antes de que comience la implementación, especialmente para las habilidades que ayudarán a los usuarios a implementar y utilizar mejor la solución.

A lo largo de nuestra experiencia como Partner Gold de SAP hemos descubierto que los ejecutivos a menudo subestiman el nivel de educación y capacitación necesarias para implementar el sistema, así como los costos asociados. La alta dirección debe estar totalmente comprometida a incorporar el costo de la capacitación como parte del presupuesto de ERP.

Trabajar juntos en la formación, en la práctica, en la puesta en marcha y más allá de la mano de tu partner y el resto de tu equipo es sin duda la clave de éxito más importante en una implementación de un ERP. Contar con el apoyo del equipo de implementación en cada reunión promueve la unidad y refuerza, esto no solo crea un equipo fuerte y capaz, sino que es un elemento crítico para proyectos futuros.

Adquirir un software ERP es un cambio que debe ser asumido por todos, toma en cuenta estos consejos para implementar un ERP y verás como todo el proceso fluirá de una forma mucho más favorable.

Un ERP como SAP Business One y un especialista como VisualK Group pueden ayudarte a cumplir con lo anterior. Todo esto gracias a la amplia experiencia de más de 20 años enfocados específicamente en SAP Business One y en empresas en crecimiento. Permítenos ayudar a tu compañía a alcanzar el éxito y los niveles de rentabilidad que siempre has buscado.

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